Certificado Digital: O que é?
O Certificado Digital funciona como uma assinatura digital de pessoas físicas ou jurídicas, permitindo assim realizar operações eletrônicas de forma segura pela internet. Além disso, ele contém informações que identificam e assinam digitalmente diversas transações, podendo ser usado de qualquer lugar do mundo.
Dessa forma, o Certificado protege transações eletrônicas e outros serviços online, garantindo que pessoas físicas e jurídicas sejam corretamente identificadas em sistemas de gestão e na Receita Federal.
Para que serve?
O Certificado Digital ajuda você a economizar tempo, pois permite resolver assuntos online de forma rápida e segura. Ele substitui o deslocamento físico e atividades como reconhecimento de firmas, entrega de documentos e envio de declarações.
Entre suas principais funções, destacam-se:
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Assinar e enviar documentos pela internet;
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Enviar declarações da sua empresa;
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Assinar notas fiscais eletrônicas (NF-e), conhecimentos de transporte eletrônico (CT-e) e manifestações do destinatário;
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Garantir a validade jurídica dos documentos eletrônicos.
Tipos de Certificado Digital
Existem dois modelos principais:
A1: Armazenado no computador, com validade de 1 ano.
A3: Armazenado em um dispositivo criptográfico (Token USB ou Smart Card), com validade de até 3 anos.
Qual a melhor opção para minha empresa?
Ambos os modelos oferecem segurança e confiabilidade, entretanto, eles possuem diferenças importantes.
O Certificado A1 permite uso simultâneo em vários computadores, o que significa que facilita a emissão de notas fiscais na empresa e o envio de declarações pelo escritório de contabilidade. Ele custa, em média, R$ 250,00 por ano e se torna mais econômico a longo prazo.
Já o Certificado A3 funciona apenas em um dispositivo físico, portanto não permite uso simultâneo. No entanto, essa opção é ideal para empresas que precisam de apenas um certificado, com valor entre R$ 500,00 e R$ 550,00 para três anos de uso.
Comparando os custos em 3 anos:
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1 Certificado A3 (3 anos) = R$ 550,00
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3 Certificados A1 (1 ano cada, totalizando 3 anos) = R$ 750,00
Quem deve usar o Certificado Digital?
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Empresas que emitem NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), incluindo microempreendedores individuais (MEI) que utilizam NF-e avulsa;
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Empresas que possuem funcionários, pois precisam assinar digitalmente documentos no eSocial.
Como obter um Certificado Digital?
Você deve adquirir o certificado de uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil).
Para isso, o representante da empresa precisa comparecer pessoalmente à sede da Autoridade Certificadora para apresentar a documentação necessária, validar os dados e gerar o certificado.
Em resumo, neste artigo, você conheceu situações em que o uso do Certificado Digital é obrigatório. Mesmo que sua empresa ainda não se enquadre, essa exigência pode mudar em breve.
Por isso, consulte seu contador sobre a necessidade do uso. Além disso, se tiver dúvidas, entre em contato conosco.
