Os documentos para enviar ao contador são essenciais para manter a empresa regularizada e em dia com suas obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas. Por isso, sem essas informações, o escritório contábil não consegue cumprir declarações obrigatórias nem calcular impostos corretamente. Assim, para garantir o crescimento saudável do negócio, é fundamental entender o que deve ser entregue e quando.
Por que os documentos para enviar ao contador são tão importantes?
Toda empresa precisa se manter regularizada para operar com segurança. Além disso, o contador depende de documentos organizados e enviados no prazo para realizar cálculos tributários, prestar contas ao governo e garantir que a empresa evite multas e problemas legais.
Muitos empreendedores, no entanto, têm aversão à burocracia. Consequentemente, acabam negligenciando obrigações contábeis. Desse modo, quando o contador recebe informações incompletas, todo o processo administrativo se complica. Portanto, manter um fluxo organizado de documentos é indispensável.
O papel do contador na regularização da empresa
O contador é responsável pela maior parte das obrigações fiscais e contábeis enviadas ao governo. Assim, ele realiza atividades fundamentais como:
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Cálculo de tributos e contribuições.
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Entrega de obrigações acessórias, como SPED Fiscal, ECD, EFD-Reinf, ECF e DCTFWeb.
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Envio das informações trabalhistas por meio do eSocial.
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Elaboração dos livros e demonstrações contábeis obrigatórias.
Com a modernização do sistema tributário, obrigações antigas como RAIS, CAGED e grande parte das GFIP foram substituídas pelo eSocial. Portanto, a troca correta de informações entre empresa e contador se tornou ainda mais importante.
O que o empresário precisa fazer?
Para que o contador execute um bom trabalho, o empresário deve enviar todos os documentos de forma clara, completa e dentro do prazo. Caso contrário, aumentam os riscos de atrasos, multas, pagamentos incorretos e inconsistências nas declarações.
Além disso, manter organização contribui para que o escritório contábil trabalhe com maior eficiência. Assim, ambos os lados ganham tempo e evitam retrabalho.
Quais são os documentos para enviar ao contador?
Os documentos para enviar ao contador todos os meses são divididos em três categorias principais: Fiscal, Contábil e Trabalhista. A seguir, veja tudo o que a sua empresa precisa enviar regularmente.
1. Documentos Fiscais
Os documentos fiscais têm relação direta com a apuração dos impostos e com o controle das vendas da empresa. Entre eles estão:
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Notas fiscais: de entrada, saída, serviços prestados e serviços tomados.
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XML das notas fiscais: arquivos obrigatórios para escrituração.
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Arquivos do SPED Fiscal, quando aplicável.
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Comprovantes de pagamento de tributos, como DARF, DAS, ICMS e ISS.
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Redução Z e arquivos eletrônicos para empresas com uso de equipamentos fiscais.
Esses documentos permitem que o contador apure corretamente os impostos e envie obrigações acessórias no prazo.
2. Documentos Contábeis
O movimento contábil envolve toda a movimentação financeira da empresa. O contador precisa desses documentos para elaborar os livros contábeis e manter os registros atualizados.
Incluem:
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Extratos bancários (contas correntes e contas de aplicação).
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Extratos de cartões de crédito da empresa.
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Recibos diversos, como aluguel, honorários, contratos e despesas operacionais.
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Comprovantes de receitas e despesas.
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Arquivos OFX dos extratos bancários.
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Controle de caixa e movimentações internas.
Assim, o contador consegue realizar conciliações e gerar os demonstrativos exigidos pela legislação.
3. Documentos Trabalhistas
Os documentos trabalhistas são essenciais para o processamento da folha de pagamento e para o envio das informações ao eSocial.
Incluem:
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Comprovantes de INSS e FGTS (DCTFWeb e guias geradas pelo sistema).
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Recibos de pagamento de salários, pró-labore e férias.
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Vale-transporte, adiantamentos e benefícios pagos.
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Atestados médicos e justificativas de faltas.
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Contratos de novos colaboradores e desligamentos.
Por isso, esses documentos devem ser enviados no primeiro dia útil do mês, garantindo que o contador tenha tempo hábil para processar tudo corretamente.
Como facilitar o envio dos documentos para o contador?
Para evitar erros e atrasos, é importante que o empresário:
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Utilize planilhas ou sistemas de gestão.
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Mantenha arquivos organizados por mês e categoria.
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Envie XMLs de notas automaticamente, quando possível.
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Comunique qualquer alteração: abertura de conta, novos contratos, admissão ou demissão de funcionários.
Dessa forma, o contador consegue entregar as obrigações acessórias dentro do prazo e manter a empresa livre de riscos.
Conclusão
Enviar corretamente os documentos para enviar ao contador é essencial para manter sua empresa regularizada e segura. Logo, com organização e fluxo constante de informações, o contador consegue cumprir todas as obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas. Assim, o empresário ganha tranquilidade e pode focar no crescimento do negócio.
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