Gestão de escritório de advocacia: aprenda como fazer

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Uma grande preocupação para quem se encontra hoje no meio jurídico é o cotidiano do escritório. O profissional ligado aos fóruns se encontra em um campo tido como saturado. O dia a dia no trabalho exige uma dedicação constante, para que os processos não se acumulem, os prazos não sejam perdidos, entre outros. Juntamente a tudo isso ainda existe um esforço em manter a satisfação do cliente. O grande problema, porém, é que, sem os auxiliares certos, com essa quantidade de tarefas é comum algumas saiam do controle.  

A gestão do escritório não é uma tarefa simples. A forma como esse processo é feito garante toda a diferença no resultado final do serviço oferecido pela empresa. Se executado de forma organizada e otimizada o advogado assegura uma maior fluidez e agilidade do seu trabalho, beneficiando não só o grupo em que trabalha -bons resultados individuais somados garantem um bom resultado geral-, mas também o cliente.  

Graças ao avanço tecnológico tornou-se possível o desenvolvimento de plataformas digitais que visam exatamente o auxílio perante a essas questões. O mercado oferece hoje diversas ferramentas para automatizar as atividades do escritório e facilitar o trabalho dos gestores. Com a adesão de uma plataforma eletrônica, é possível um controle expandido de onde estiverem.  

Investir na modernização do escritório e aliá-la a gestão é uma maneira eficaz de garantir maior eficiência nesse quesito. A informatização possibilita automatizar atividades da banca, gerenciar de forma simples processos de atendimento, e promove a organização de uma rotina profissional – com pleno controle sobre as atividades da equipe e dos prazos a serem cumpridos. A ideia é que com a redução do tempo gasto com esses afazeres o profissional jurídico possua tempo para investir em áreas que realmente importam, como, por exemplo, se dedicar de forma mais integral aos seus clientes.

As vantagens são ilimitadas, e listaremos aqui algumas delas.

Abandone as Planilhas

Ter o controle de processos judiciais por meio de uma planilha pode até atender as necessidades do escritório em um momento inicial. No entanto, se a gama de clientes cresce de maneira significativa, essas planilhas ficam sujeitas a falhas, inseguras e oferecem riscos que podem, e devem, ser evitados. Por exemplo, além de possuir uma margem para erros muito grande -alguém pode acidentalmente apagar algum dado importante-, essas informações não estão seguras, podendo ser facilmente acessadas e extraviadas.  

Um software para advogados consegue lidar muito bem com um grande volume de dados, além de proporcionar maior agilidade e eficiência. O sistema apresenta também a uma garantia da segurança da informação, um campo de dados protegido que só é acessado por pessoas autorizadas.  

Invista na otimização  

Ainda sobre documentos, mesmo que agora estejamos livres de planilhas, muitas horas são perdidas. Sistemas que possuem modelos de documentos pré-editados garantem a otimização do tempo gasto com a digitalização, formatação, revisão, e armazenamento desses.

As ferramentas digitais permitem que as informações sejam lançadas na nuvem digital de forma simples e rápida, e além disso possibilita um acesso imediato, aos funcionários da empresa, de qualquer lugar. A informação passa a ser compartilhada e recebe atualizações em tempo real. Com o software é possível acessar seus documentos do escritório, de casa, e até mesmo de outra cidade.  

Adicionamos aqui a vantagem da redução no custo de locomoção ao fórum para consultas de documentação e andamento dos processos

Tenha um sistema de alertas para datas e prazos

Com todas as informações centralizadas em uma nuvem torna-se mais fácil o gerenciamento das atividades do escritório, mas ainda existe um ponto passível a erros que promove grande preocupação entre os advogados: os prazos. Isso ocorre porque competitividade do mercado faz com que empresas operem no estado de limite, dessa forma é comum que pequenos detalhes como datas sejam confundidos.  

O dia de pagamento de uma taxa, fornecedor, tributo ou empréstimo pode gerar multas e juros altíssimos com os quais o caixa terá que lidar. Pensando nisso, junto ao software jurídico costuma estar acoplado um sistema de alertas que pode evitar que os prazos sejam perdidos por descuido -já que transmite avisos para as datas destacadas-, e o advogado ainda é alertado quanto aos seus processos, audiências, entre outros. Existe inclusive a possibilidade de consulta da agenda de todos os colaboradores, tornando a integração ainda mais real e concreta.

O acesso descomplicado e os alertas simplificam a gestão e aprimoram, em disparate, o fluxo de trabalho.

Reconheça a importância de uma integração total

Um software da gestão de escritório de advocacia significa produtividade e conhecimento pleno sobre as atividades que o mesmo desempenha, garantir o domínio do fluxo de informações, de agenda, do cadastro de clientes, entre outros. Reunir todos esses dados em relatórios permite que se tenha uma visão ampla do funcionamento da equipe e dos processos.  

Dentro da rotina de seu escritório o controle de processos judiciais deve estar bem delimitado e visíveis dentro do fluxo de trabalho de seus colaboradores e sócios. E para que isso ocorra é preciso que haja o envolvimento de toda a equipe pois para automatizar a gestão, os dados e informações da banca devem ser adicionados no sistema. Quanto mais completas as informações na plataforma, melhor será a atuação da equipe.

Por isso, avalie o mercado quanto aos serviços prestados. Somente o melhor suporte jurídico do mercado irá oferecer um profissional, com conhecimento amplo do sistema, para orientar a equipe sobre como usar melhor a ferramenta.

Com a melhor ferramenta e o melhor suporte em mãos o advogado pode fazer seu trabalho com o máximo de aproveitamento possível, garantindo não só a satisfação de seu cliente, mas também a imposição do nome do lugar onde trabalha.   

Nas condições atuais o mercado de trabalho se mostra cada vez mais exigente e competitivo, e espera dos negócios um maior dinamismo para se adaptar. A forma como tudo é conduzido varia de maneira drástica, e as empresas precisam de respostas imediatas e satisfatórias. A adesão de boas soluções digitais pode fazer toda diferença na inserção da tecnologia em seu ambiente de trabalho, tornando-o mais moderno e atual.

Como abrir uma Sociedade Unipessoal de Advocacia

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