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Gestão de escritório de advocacia: como fazer?

A Gestão de Escritório de Advocacia é fundamental para o crescimento do seu negócio e envolve atividades como: planejamento estratégico, delegação e acompanhamento de tarefas, gestão financeira e gestão de carteira de clientes.

Gestão de escritório de advocacia como fazer

Porém, diante dos desafios da profissão, muitos advogados não conseguem realizar uma gestão financeira eficiente.

Diante disso, muitos advogados ficam sobrecarregados, exigindo de si mesmos uma dedicação constante, para que os processos não se acumulem, os prazos não sejam perdidos, entre outros.

Por isso, listamos neste artigo, algumas dicas sobre como fazer a gestão de um escritório de advocacia de maneira eficiente!

Como fazer uma boa gestão de escritório de advocacia?

Diante de tudo o que foi apresentado, concluímos que gerir um escritório de advocacia não é uma tarefa simples.

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Por isso, para conseguir implementar uma gestão eficiente, primeiramente é necessário que você tenha uma visão clara sobre o seu negócio.

E para isso, você deve investir um tempo para elaborar um bom planejamento estratégico do seu negócio!

Pois com o planejamento pronto, fica mais fácil tomar decisões como:

  • Contratação de equipe;
  • Definição de público-alvo;
  • Produção de conteúdo para ações de Marketing;
  • Criação de um processo comercial eficiente;
  • Contratação de Softwares de gestão de processos, financeiro e comercial;

E um grande pilar para uma boa gestão de escritório de advocacia é o uso correto da tecnologia.

Graças ao avanço tecnológico tornou-se possível o uso de ferramentas que auxiliam na gestão.

Portanto, investir na modernização do escritório e aliá-la a gestão é uma maneira eficaz de garantir maior eficiência do seu escritório.

Pois a informatização possibilita automatizar atividades da banca, gerenciar de forma simples processos de atendimento, e promove a organização de uma rotina profissional – com pleno controle sobre as atividades da equipe e dos prazos a serem cumpridos.

Veja algumas dicas:

Como fazer a Gestão de Pessoas em um Escritório de Advocacia?

Certamente, quando falamos em gestão de pessoas, não estamos nos referindo apenas a realizar um processo seletivo e contratar um novo colaborador.

Porém, o processo de contratação é fundamental para o crescimento e lucratividade do seu escritório!

Pois uma contratação equivocada vai trazer perda de tempo e prejuízo financeiro, o que diminui seu fluxo de caixa.

Além disso, a Gestão de Pessoas em um escritório de advocacia envolve a capacitação, o desenvolvimento e o plano de carreira do colaborador, além dos benefícios financeiros e de carreira que um funcionário obtém ao trabalhar com você.

Portanto, antes de contratar, avalie bem as características que você busca em um colaborador e determine tudo o que sua empresa pode fazer para que ele se sinta bem no seu escritório.

Pois a rotatividade de colaboradores, além do prejuízo financeiro e de tempo, pode trazer uma insatisfação para sua equipe.

Veja alguns benefícios da Gestão de Pessoas:

Eleva a qualidade da contratação e retenção

Quando você tem uma equipe forte, a tendência é que o nível se mantenha!

Então, foque em manter sua equipe motivada e em aprendizado constante.

Invista em treinamentos e exija metas pessoais e coletivas, o que motiva o crescimento.

Assim, sempre que precisar inserir um novo colaborador na equipe, os colaboradores atuais ajudarão na contratação e a elevar o nível de quem está chegando!

Dessa forma, os processos seletivos se tornam mais eficientes e seu escritório ganha tempo e mantém o ritmo de crescimento.

Ajuda no Fluxo de Caixa

A princípio, a gestão de pessoas em um Escritório de Advocacia gera eficiência e mantém os colaboradores motivados.

Mas além disso, evita o desperdício financeiro, pois o custo de contratação envolve exames, uniformes, treinamentos, entre outros. Já as demissões possuem um custo elevado e imediato.

Portanto, realizar uma boa contratação e uma boa gestão dos seus colaboradores vai ajudar no fluxo de caixa do seu escritório.

Melhora a produtividade

Além de manter sua equipe motivada, a gestão de pessoas faz com que todos tenham conhecimento sólido sobre tudo o que acontece em seu escritório, aumentando a produtividade da sua equipe.

Como fazer a Gestão Comercial de um Escritório de Advocacia?

Se você já iniciou as atividades do seu escritório, provavelmente a sua principal preocupação está relacionada a conseguir novos clientes!

Aliás, essa é uma preocupação muito comum, principalmente para iniciantes no ramo jurídico!

Então, veja algumas dicas para se tornar um advogado conhecido na sua região e até mesmo na internet!

Onde encontrar clientes para advogados?

Uma coisa é certa: a captação de clientes no início das atividades não é uma tarefa simples. Por isso, mostre a todo mundo que você é um advogado!

E nesse sentido, se você já tem um escritório físico e um CNPJ de Advogado, você já possui uma vantagem!

Seja pessoalmente ou nas redes sociais, fale sobre assuntos de interesse do seu público-alvo.

Por isso, mesmo que você ainda não tenha nenhum cliente ou caso de sucesso, pesquise as intenções de busca do seu público-alvo e responda a todos os questionamentos e dúvidas sobre assuntos complexos.

Dessa forma, as pessoas passarão a ter confiança em você e no momento oportuno, vão te contratar ou te indicar!

Portanto, para encontrar novos clientes, um advogado deve demonstrar que possui conhecimento e se mostrar confiável através de Marketing de Conteúdo.

Como captar clientes para um Escritório de Advocacia?

Conforme mencionamos anteriormente, as pessoas precisam saber que você é um advogado e que você é capacitado para exercer a função.

Mas mesmo assim, alguns profissionais ainda possuem dificuldades em relação a gestão comercial do escritório de Advocacia.

Embora a indicação seja muito comum no início, ela não pode ser a sua única estratégia para conseguir clientes.

Nesse ponto, implementar uma estratégia de prospecção ativa pode te ajudar!

Para isso, examine bem o seu público-alvo, identificando pontos como:

  • Suas principais preocupações;
  • Os problemas mais comuns no segmento, levando em consideração o aspecto jurídico;
  • Quais os principais erros cometidos por seu público-alvo;
  • e por fim, como você pode trazer uma solução.

Após essa análise, concentre seus esforços em produzir conteúdo relevante nesse sentido, materiais ricos como eBooks, listas, entre outros.

Só para exemplificar, digamos que você trabalhe com Direito relacionado à saúde. Então, quais seriam as dúvidas do seu público em relação ao assunto?

Vejamos o que o Google nos trás a respeito:

  • Como processar um médico por danos morais?
  • Quanto tempo tenho para processar um hospital?
  • Quanto tempo demora um processo de erro médico?
  • Processo por negligência médica valor de indenização.

Em resumo, essas são pesquisas realizadas por pessoas que podem ter interesse em serviços de um advogado.

Portanto, se você tem uma estratégia muito bem definida de Marketing de Conteúdo, existe uma enorme possibilidade de você conseguir novos clientes com frequência!

Como um software pode te ajudar na gestão do escritório de Advocacia?

Abandone as Planilhas

Se o você está iniciando seu escritório, ter o controle de processos judiciais por meio de uma planilha pode até atender as necessidades do escritório.

No entanto, se a sua carteira de clientes cresce de maneira significativa, essas planilhas ficam sujeitas a falhas, inseguras e oferecem riscos que podem, e devem, ser evitados.

Só para exemplificar, além de possuir uma margem para erros muito grande, alguém pode acidentalmente apagar algum dado importante. Sendo assim, essas informações não estão seguras, podendo ser facilmente acessadas e extraviadas.

Nesse ponto, um software de gestão de processos para advogados consegue lidar muito bem com um grande volume de dados, além de proporcionar maior agilidade e eficiência.

Invista na otimização dos processos

Ainda sobre a gestão de documentos, mesmo que agora estejamos livres de planilhas, muitas horas são perdidas.

Por isso, utilizar sistemas que possuem modelos de documentos pré-definidos garantem a otimização do tempo gasto com a digitalização, formatação, revisão, e armazenamento desses.

Nesse ponto, as ferramentas digitais permitem que as informações sejam lançadas na nuvem de forma simples e rápida, e além disso possibilita um acesso imediato, aos funcionários da empresa, de qualquer lugar.

Com isso, a informação passa a ser compartilhada e recebe atualizações em tempo real. Com o software é possível acessar seus documentos do escritório, de casa, e até mesmo de outra cidade.

Tenha um sistema de alertas para datas e prazos

Com todas as informações centralizadas em uma nuvem torna-se mais fácil o gerenciamento das atividades do escritório, mas ainda existe um ponto passível a erros que promove grande preocupação entre os advogados: os prazos.

Isso ocorre porque competitividade do mercado faz com que empresas operem no estado de limite, dessa forma é comum que pequenos detalhes como datas sejam confundidos.

O dia de pagamento de uma taxa, fornecedor, tributo ou empréstimo pode gerar multas e juros altíssimos, diminuindo a lucratividade do seu escritório.

Pensando nisso, junto ao software jurídico costuma estar acoplado um sistema de alertas que pode evitar que os prazos sejam perdidos por descuido -já que transmite avisos para as datas destacadas-, e o advogado ainda é alertado quanto aos seus processos, audiências, entre outros.

Existe inclusive a possibilidade de consulta da agenda de todos os colaboradores, tornando a integração ainda mais real e concreta.

O acesso descomplicado e os alertas simplificam a gestão e aprimoram, em disparate, o fluxo de trabalho.

Como fazer a Gestão Financeira de um Escritório de Advocacia?

Infelizmente, é muito comum que Advogados possuam dificuldades relacionadas a Gestão do seu negócio jurídico, devido a falta de disciplinas relacionadas a essa questão.

Pois é muito normal que profissionais dessa área abram seus escritórios sem nunca terem tido contato com a gestão de um negócio.

Por isso, vamos listar algumas dicas para você ter sucesso na gestão do seu escritório.

Jamais misture as finanças pessoais com as finanças do escritório

Embora pareça clichê, respeitar esse princípio pode mudar os resultados do seu negócio!

Pois infelizmente, é muito comum, principalmente quando o advogado não possui sócios, independente de ser autônomo ou Sociedade Unipessoal de Advocacia.

E esse erro não é comum apenas entre advogados, mas sim na grande parte das pequenas empresas no Brasil.

Com isso, muitas empresas passam a sofrer com falta de fluxo de caixa, acabando com a saúde financeira do negócio.

Portanto, estabeleça um salário fixo e mantenha uma reserva, mesmo que você fature mais que o esperado.

Cuide do Fluxo de Caixa

Manter o controle do fluxo de caixa permite que você tenha tranquilidade para focar no seu negócio, sem ficar preocupado com problemas financeiros.

Embora empreender no Brasil seja algo complexo, erros na gestão acabam minando a saúde financeira das pequenas empresas.

Então, separe um tempo para dar a devida atenção para a gestão financeira do seu escritório, realizando tarefas como:

  • Listar contas a pagar;
  • Organizar recebimentos;
  • Identificar e cobrar inadimplências;
  • Analisar relatórios financeiros.

E se você não tem tempo para isso, terceirize a gestão financeira do seu Escritório de Advocacia!

Contrate um contador!

Seja como autônomo ou para uma Sociedade Unipessoal de Advocacia, conte com um contador especialista!

Embora você pense estar economizando ao não contratar um escritório de contabilidade, um erro pode fazer você gastar bem mais que o necessário!

Pois não importa o tamanho do seu escritório, a quantidade de clientes ou funcionários: contar com o auxílio de um contador é fundamental para que você pague menos impostos de maneira legal!

Além disso, as obrigações vão muito além dos impostos!

Veja algumas atribuições de um escritório de Contabilidade especializado em Advogados:

  • Abertura da Empresa;
  • Emissão de licenças como Alvará, por exemplo;
  • Auxílio na contratação de funcionários e estagiários;
  • Suporte na emissão de Notas Fiscais;
  • Emissão de Impostos;
  • Planejamento Tributário;

Portanto, a presença de um escritório de contabilidade especializado em Advogados vai trazer mais segurança para o seu escritório, reduzir o risco de erros relacionados a pagamento de impostos.

Problemas na Gestão Financeira de um Escritório de Advocacia:

Sem dúvida alguma, fazer a gestão financeira de um escritório de advocacia é algo que tira o sono de muitos profissionais.

Pois, diante da falta de tempo, é muito comum que advogados:

  • Não realizem a emissão de Notas Fiscais de maneira correta;
  • Percam o prazo de pagamentos de taxas e impostos;
  • Não possuam uma visão da saúde financeira do seu escritório.

Com isso, muitos escritórios não pagam os impostos de maneira correta, gerando o pagamento de juros e multas, diminuindo a lucratividade do escritório.

Tesoureiro Expert: Serviço de BPO Financeiro para Advogados

Por conta dessa grande dificuldade de muitos advogados, lançamos o Tesoureiro Expert, um serviço de BPO Financeiro que auxilia advogados na gestão de seus escritórios!

Em suma, o BPO financeiro é terceirização de rotinas financeiras de uma empresa.

E com isso, o advogado pode deixar de realizar tarefas consideradas improdutivas para o crescimento do seu negócio, como a emissão de notas fiscais e pagamento de boletos, mas que são de extrema importância para a tomada de decisão correta.

Portanto, ao terceirizar essa função para um especialista em gestão financeira, você pode direcionar seu foco para o crescimento do seu escritório.

Gestão eficiente de escritórios de Advocacia: Conclusão

Em suma, vimos a importância da Gestão de um escritório jurídico com base em Processos, Tecnologia e Gestão Financeira.

Portanto, para ter um crescimento saudável do seu negócio, priorize a gestão eficiente e inteligente!

Como abrir uma Sociedade Unipessoal de Advocacia

Se você ainda não possui um CNPJ e quer se aprofundar e saber quais são os benefícios de trabalhar como pessoa jurídica, dê uma olhada em nosso Guia Completo!

Nele você vai encontrar tudo o que precisa, incluindo todas as vantagens, as restrições e responsabilidades do Advogado.

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